Keşiften iyileştirmeye beş aşama
Her otomasyon projesi aynı sırayla ilerler: süreci anlamak, akışı tasarlamak, küçük bir kapsamda denemek, günlük kullanıma almak ve izlemek. Her aşamada sizden neye ihtiyaç duyduğumuz ve sonunda ne teslim ettiğimiz bellidir.
1. aşama: Keşif
Süreci, kullandığınız araçları ve tekrar eden işi birlikte çıkarırız.
Bu aşamada
- Süreci yürüten kişilerle görüşmeler
- Kullanılan araçların ve erişim seçeneklerinin incelenmesi
- Otomasyona uygun adımların belirlenmesi
- Sizden
- Süreci bilen kişilerle görüşme zamanı, örnek kayıtlar ve araç listesi.
- Çıktı
- Mevcut süreç haritası ve önerilen kapsam.
2. aşama: Akış tasarımı
Adımları, kararları ve insan onayı noktalarını yazılı bir akışa dökeriz.
Bu aşamada
- Tetikleyici, kontroller ve aksiyonların tanımlanması
- İstisnaların ve hata durumlarının belirlenmesi
- Onay noktalarının ve sorumluların netleşmesi
- Sizden
- Tasarım üzerindeki geri bildirim ve onay noktalarına dair kararlar.
- Çıktı
- Onaylanmış akış tasarımı ve pilot kapsamı.
3. aşama: Pilot ve doğrulama
Akışı sınırlı bir kapsamda, gerçek iş üzerinde deneriz.
Bu aşamada
- Akışın test ortamında veya dar kapsamda kurulması
- Sonuçların ekiple birlikte kontrol edilmesi
- Kural ve onay noktalarının gerekirse güncellenmesi
- Sizden
- Pilot sırasında sonuçları kontrol edecek bir kişi.
- Çıktı
- Doğrulanmış akış ve pilot notları.
4. aşama: Devreye alma
Doğrulanan akışı günlük kullanıma alır, ekibinize devrederiz.
Bu aşamada
- Akışın tam kapsamda çalıştırılması
- Dokümantasyonun tamamlanması
- Ekiple birlikte kullanım ve hata durumlarının gözden geçirilmesi
- Sizden
- Akışın sahibi olacak kişinin belirlenmesi.
- Çıktı
- Çalışan akış, dokümantasyon ve devir notları.
5. aşama: İzleme ve iyileştirme
Akışın nasıl çalıştığını izler, gereken yerde güncelleriz.
Bu aşamada
- Hata ve istisna kayıtlarının düzenli gözden geçirilmesi
- Değişen süreç veya araçlara göre güncelleme
- Onay noktalarının sonuçlara göre yeniden değerlendirilmesi
- Sizden
- Süreçteki değişikliklerin ve yeni ihtiyaçların paylaşılması.
- Çıktı
- Güncellenen akış ve değişiklik kayıtları.
Süre ve fiyat neden en başta verilmiyor?
Bir akışın ne kadar sürede kurulacağı; bağlanacak araçlara, istisnaların sayısına ve onay adımlarına bağlıdır. Bunlar keşif aşamasında netleşir. Kapsamı görmeden verilen bir süre veya fiyat, ya gereğinden yüksek olur ya da proje ilerledikçe değişir.
Bu yüzden keşiften sonra kapsamı, gereken erişimleri ve pilot için başarı ölçütünü yazılı olarak paylaşırız. Süre ve maliyet bu yazılı kapsam üzerinden konuşulur.
Bir işin size ayda kaç saate mal olduğunu hesaplayın
Tekrar eden tek bir işi düşünün ve üç değeri girin. Hesap yalnızca zamanı gösterir; parasal bir değer veya garanti içermez.
Aylık tahmini kazanılan zaman 24 saat.
Aylık tahmini kazanılan zaman
24saat
120 × (15 − 3) ÷ 60
Bu hesap, girdiğiniz varsayımlara dayalıdır; gerçek sonuç süreç analizinde belirlenir.
Sık sorulan sorular
Yanıtını bulamadığınız bir soru varsa formda yazabilirsiniz.
Ekibinizin her hafta tekrar ettiği ve kuralı tarif edilebilen bir işten. Hangi işin uygun olduğundan emin değilseniz formda “Henüz emin değilim” seçeneğini işaretleyin; keşif görüşmesinde birlikte bakarız.
Çoğu durumda hayır. Amaç, zaten kullandığınız araçları birbirine bağlamaktır. Bir aracın akışa bağlanıp bağlanamayacağı keşif aşamasında aracın erişim seçeneklerine bakılarak doğrulanır.
Süre, sürecin büyüklüğüne, bağlanacak araçlara ve onay adımlarına bağlıdır. Keşiften sonra kapsamı yazılı olarak paylaşır, süreyi bu kapsama göre konuşuruz. Kapsam belirlenmeden süre vermiyoruz.
Akış yalnızca kapsamda belirlenen verilere, gereken en dar yetkiyle erişir. Hangi verinin nereye gittiği tasarım dokümanında yazılı olarak yer alır. Parola veya gizli anahtar paylaşımını form ya da e-postayla istemeyiz.
Hangi işi tekrar tekrar yapıyorsunuz?
Birkaç cümleyle anlatmanız yeterli. Fiyat ya da süre konuşmadan önce süreci anlamak isteriz.